Focus op de juiste oplossing

De nieuwe Pocket Memo

Wanneer advocatenkantoren in een nieuwe oplossing investeren, is de dicteerapparatuur van essentieel belang. Het zijn hulpmiddelen die dagelijks urenlang worden gebruikt. Daarom is productkwaliteit een topprioriteit voor de gebruikers.

“Dit apparaat is heel handig en robuust en de geluidskwaliteit is indrukwekkend. Bovendien laat de grote display in één oogopslag alles zien wat je nodig hebt en begrijp je direct hoe deze werkt. Buitengewoon intuïtief en gebruiksvriendelijk dus. Na vijftien minuten met de nieuwe Philips-recorder ben je al vergeten dat je met een nieuw apparaat werkt. Het voelt alsof we hem altijd al hebben gehad, en dat is echt een enorm voordeel”, aldus Thomas Stigaard Hansen.

Een digitaal overzicht van het werkproces

De gecombineerde workflowsoftware verandert het apparaat in een complete oplossing. Bij Grove & Partnere verloopt de workflow als volgt: De advocaat dicteert het betreffende document met de dicteerrecorder. Wanneer hij klaar is met dicteren, wordt het geluidsbestand automatisch overgebracht naar de SpeechExec Enterprise-software en verschijnt deze in de werklijst van de transcribent. De transcribent kan meteen het zaaknummer, de naam van de zaak, de naam van de cliënt, de lengte van het dictaat, de prioriteit van de zaak en nog meer informatie zien. Het document kan binnen enkele seconden na het dicteren worden aangemaakt.

Bovendien maakt de SpeechExec Enterprise-software het mogelijk om locatieonafhankelijk te werken volgens de hoogste veiligheidsnormen. Dit wordt zeer gewaardeerd door Grove & Partnere.

“Het is belangrijk voor ons dat een dicteeroplossing elke dag vrijheid en flexibiliteit biedt. We kunnen bijvoorbeeld vanuit huis werken, of een van onze transcribenten kan op kilometers afstand van onze kantoorlocatie werken zonder dat de werkwijze aangepast hoeft te worden”, legt Lasse Dalberg, mede-eigenaar van Grove & Partnere uit.

Luisteren naar wat gebruikers nodig hebben

“Grove & Partnere had al ervaring met een digitale oplossing. De gebruikers wilden een betrouwbaar apparaat en hadden heel duidelijke ideeën over de verbeteringen en functionaliteiten die nodig waren om de workflow te optimaliseren”, vertelt Patrick Figge, projectmanager bij sommer-as, gecertificeerd distributeur voor Philips-dicteeroplossingen.

“We zijn heel tevreden dat we aan de hoge eisen van Grove & Partnere konden voldoen. De gloednieuwe Pocket Memo 8200 met de nieuwe 3D Mic-technologie levert de allerbeste geluidsresultaten op en kan zelfs worden gebruikt voor vergaderingen dankzij de geluidsopname in een straal van 360 graden. In combinatie met onze populaire SpeechExec Enterprise-software, die centraal kan worden beheerd en uitgerold, kunnen we een zeer toekomstbestendige en gemakkelijk schaalbare oplossing bieden”, vertelt Thomas Opolski, verkoopmanager voor Scandinavië bij Speech Processing Solutions.

Voordeel voor klanten

“We hebben deze stap genomen om onze werkwijze verder te verbeteren en de snelheid van alle procedures binnen ons kantoor te verhogen. Uiteindelijk levert dit onze klanten voordeel op, omdat ze hun schadevergoeding sneller ontvangen”, besluit Lasse Dalberg.