Vom Fehlgriff zum Glücksgriff:

KI-Sprachtechnologie für Rosenheimer Anwaltskanzlei

Die Fakten

Der Kunde
Möller Rechtsanwälte PartG mbB, Rosenheim, Germany
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Philips-Partner
egs Computer Vertrieb GmbH
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Die Lösung
SpeechExec Enterprise Diktier- und Transkriptionslösung
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SpeechMike Premium Air kabelloses Diktiermikrofon
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PocketMemo Diktiergerät
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„Einfach muss es sein!“ - Das ist einer der Ansprüche der 25 Mitarbeitenden der Rechtsanwaltskanzlei Möller im bayerischen Rosenheim an eine Sprachtechnologie-Lösung für Spracherkennung, Transkription und Workflow. SpeechExec Enterprise mit Dragon Legal Anywhere Spracherkennung von Philips erfüllt sie alle; und noch einige mehr. Denn Möller Rechtsanwälte steht, wie die gesamte Branche, vor umfassenden Herausforderungen: Datenschutzerfordernisse, Mehrgenerationen-Team, Fachkräftemangel, mobiles Arbeiten und steigende Anforderungen jüngerer Mitarbeiter an eine zeitgemäße und innovative Arbeitsumgebung.

Begonnen hat alles mit einem permanent überfüllten Diktatepool in einer zusammengeführten IT-Landschaft, einem Fehlgriff in Sachen Transkriptionslösung und einem Gesetz, das Anwälte ohne eigene IT strafbar machte (bis 2017 in Deutschland gültig).
Die Rechtsanwaltskanzlei Möller in Rosenheim ist 2013 durch den Zusammenschluss dreier Kanzleien entstanden und dementsprechend „historisch gewachsen“ war auch die IT der neuen Kanzlei. Dazu kam, dass viele der älteren Anwälte traditionell diktierten (ohne Nutzung einer Spracherkennung) und das Transkriptionspersonal im Haus laufend überlastet war. Corona tat sein Übriges: Der Fachkräftemangel traf die Kanzlei; den bestehenden Mitarbeitern sollte eine zeitgemäße Arbeitsumgebung geboten werden. Für diese Herausforderungen gab es nur eine wirklich brauchbare Antwort, nämlich: Digitalisierung. Und dabei war auch der Datenschutz ein Thema.

Mit SpeechExec Enterprise hat sich das Arbeiten in der Kanzlei und außerhalb massiv zum Besseren verändert. Durch die Spracherkennung ist der Diktatepool nicht mehr überfüllt, die Arbeitsgeschwindigkeit aller Teammitglieder hat sich massiv beschleunigt und auch in Sachen Datenschutz sind wir auf der sicheren Seite.

Andreas Nörr
IT- und Datenschutz- rechtsexperte, Möller Rechtsanwälte PartG mbB, Rosenheim

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Vom Fehlgriff zum Glücksgriff

Der erste Schritt in Richtung einer umfassenden Sprachtechnologie-Lösung begann mit einem Fehlgriff: „Leider klappte die Transkription damit gar nicht, auch nicht nach längerem Gebrauch“, berichtet Andreas Nörr, der bei Möller Rechtsanwälte als IT- und Datenschutzrechtsexperte an Bord ist. „Wir informierten uns daher beim Marktführer Philips, was wir, ganz ehrlich, von Anfang an hätten machen sollen.“ Gesucht war eine belastbare Lösung für Diktat, Spracherkennung und Workflow und gefunden wurde sie im entsprechenden Produkt Philips SpeechExec Enterprise – mit integrierter Dragon Legal Anywhere Spracherkennung von Nuance. Es erfüllt alle Anforderungen, die die Kanzlei Möller an eine zeitgemäße Arbeitsumgebung hat: Effizienz und Tempo, Innovation und Datensicherheit.

„Mit SpeechExec Enterprise hat sich das Arbeiten in der Kanzlei und außerhalb massiv zum Besseren verändert“, fasst Nörr zusammen. „Durch die Spracherkennung ist der Diktatepool nicht mehr überfüllt, die Arbeitsgeschwindigkeit aller Teammitglieder hat sich massiv beschleunigt und auch in Sachen Datenschutz sind wir auf der sicheren Seite“, erzählt Nörr. Es zeigt sich auch in der Kanzlei Möller sehr deutlich: Mittels Digitalisierung sind der aktuelle Fachkräftemangel und die viele anderen Herausforderungen der Branche gut in den Griff zu bekommen. „Stimmt“, so Nörr, „und das entspannt das Arbeitsklima in der Kanzlei und verbessert den Service für unsere Kunden.“ So sind Schriftstücke, die unterwegs, etwa direkt bei Klienten, diktiert werden, oft schon fix und fertig niedergeschrieben und lektoriert bei ebendiesem Klienten, wenn der Anwalt vom Termin zurück in die Kanzlei kommt. „Die neue Lösung unterstützt auch Teilzeit-Rechtsanwaltsfachangestellte dabei, ihre Work-Life-Balance zu organisieren, weil auch remote Arbeiten möglich ist. Und die jungen Anwälte und Anwältinnen sehen darin ihre Ansprüche an eine mobile und zeitgemäße Arbeitsumgebung erfüllt.

Innovative Alternative zu Siri, Whatsapp & Co.

Die SpeechExec Enterprise-Lösung ist auf den lokalen Servern in der Kanzlei installiert; das ist dem Datenschutzexperten Andreas Nörr sehr wichtig. „Natürlich wollen die Jungen am liebsten mit Siri, Whatsapp und Co. arbeiten, aber das ist leider aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Umso wichtiger ist es, ihnen eine innovative und alltagspraktikable Alternative zu bieten.“ Als Transkriptionslösung verwendet Möller Rechtsanwälte Nuance Dragon Legal Anywhere, welche einen juristischen Sprachwortschatz integriert hat, und beim Philips Speech-Partner EGS in einer Cloud der Deutschen Telekom in Deutschland liegt. Die EGS Computer Vertrieb GmbH ist auf innovative Lösungen rund um das Thema Spracherkennung spezialisiert. Die Experten von EGS waren es auch, die die gesamte Lösung aus SpeechExec Enterprise und Dragon Legal Anywhere bei Möller installiert haben. „Dabei hat es keinerlei Schulungen gebraucht. Die Lösung kommt beim gesamten Team, auch der älteren Generation, ausschließlich positiv an; vor allem das mobile Arbeiten wird sehr geschätzt.“ Als Spracheingabegeräte werden Headsets, die Diktierapp, das Philips SpeechMike Premium Air und sogar noch das PocketMemo-Gerät von Philips eingesetzt – „auch dabei findet man, wie bei uns, alle Generationen abgebildet“, schließt Nörr lachend ab.

„Dabei hat es keinerlei Schulungen gebraucht. Die Lösung kommt beim gesamten Team, auch der älteren Generation, ausschließlich positiv an; vor allem das mobile Arbeiten wird sehr geschätzt.“ Als Spracheingabegeräte werden Headsets, die Diktierapp, das Philips SpeechMike Premium Air und sogar noch das PocketMemo-Gerät von Philips eingesetzt – „auch dabei findet man, wie bei uns, alle Generationen abgebildet“, schließt Nörr lachend ab.