Sprachtechnologie & KI gegen Meeting-“Un”kultur

• Das ist Post-Corona: Mehr mobiles Arbeiten.
  Aber auch: Mehr Meetings denn je zuvor.
• Die Lösung: Eine KI-basierte Sprachtechnologie-Lösung aus einer Hard- und Software-Kooperation Wien - New York

Maßgebliche Faktoren von „New Work“ in der Post-Corona Welt sind interne Kommunikation, Informationsfluss und Abstimmungen – bedingt durch hybrides und oftmals disloziertes Arbeiten, (Online-)Meeting-Müdigkeit und dem Ruf nach mehr Effizienz in Unternehmen. Philips Speech, Weltmarktführer im Bereich Sprachtechnologie, und Sembly AI, ein US-amerikanisches AI-Start Up, haben eine Antwort auf alle diese Herausforderungen: „SmartMeeting“ unterstützt Unternehmen dabei, ihre Meeting-Kultur mit KI nachhaltig zu verbessern und so eine Reihe von Vorteilen zu generieren: effizientere Meeting mit weniger Teilnehmenden sowie eine gesündere Arbeitsumgebung zu schaffen und damit mehr Geld zu sparen.

Künstliche Intelligenz statt ressourcen-raubende Meetings

Was von Corona übrig bleibt: hybrides und flexibles Arbeiten, welches die Notwendigkeit zur verstärkten Abstimmung innerhalb von Team-Mitgliedern massiv ansteigen lässt. Auch, wenn wir die Vorteile mobilen Arbeitens genießen, so gibt es dabei auch Schattenseiten. Es gilt, mehr abzustimmen, wenn persönliche Anwesenheiten in Büros weniger werden. Und so macht sich eine gewisse Meeting-Müdigkeit breit. Studien sprechen von bis zu 85% aller Befragten (Quellen unten), welche Meetings als unproduktiv einstufen, zwei Drittel sogar expressiv verbis als „belastend“. Und dennoch verbringt der durchschnittliche Mitarbeitende 60% seiner Arbeitszeit in Meetings, CEOs (schon vor Corona) mehr als 46 Stunden/Woche.

Warum ist das so? Meetings sollen dem Informationsaustausch auch zwischen Abteilungen dienen, der gerade in Zeiten mobilen Arbeitens besonders wichtig ist. Kurz gesagt: In Meetings sitzen zu viele unmotivierte Menschen unproduktiv beisammen. Das kostet Zeit, Nerven und Geld. „SmartMeeting“ und die darin verarbeitete Künstliche Intelligenz ist die Antwort auf alle diese Herausforderungen des „New Work“ in der Post-Corona-Zeit. Die darin enthaltene Software-Plattform von Sembly AI, welche von einem Team in New York entwickelt wurde, übernimmt all jene Aufgaben, welche automatisiert werden können und noch einiges mehr.
 

Protokolle 2.0 – inkl. Highlights und To-Do‘s

„SmartMeeting“ macht aus einem Audio-Transkript eine Zusammenfassung eines Meetings (siehe Screenshots im Fototeil unten) inklusive einer Management-Summary, einer Sprecheridentifikation, einer Liste mit Themen, Risken, Actions Points, Highlights, Aufgaben und nächsten Schritten – mit einem Wort Protokoll 2.0. Diese Dokumentation kann danach leicht mit jenen geteilt werden, welche nicht im Meeting präsent waren. Und nachdem die Meeting-Ergebnisse von „SmartMeeting“ so übersichtlich präsentiert werden, sind alle Abwesenden rasch und effizient über Inhalte und Ergebnisse informiert. Fazit: Es muss niemand mehr in einem Meeting sitzen, bei dem er nicht unbedingt dabei sein muss.

Qualitäts-Input = Qualitäts-Output: Breite Hardware-Palette vom Weltmarktführer

Die Hardware von „SmartMeeting“ kommt vom Philips Speech, Sprachtechnologie-Weltmarktführer aus Wien; sie punktet mit der Qualität von Erfahrung und Tradition. Das jeweilige Input-Gerät beeinflusst durch die Qualität seiner Audio-Aufnahmen die Qualität der Meeting-Outputs, also in dem Fall von „Protokoll 2.0“. Die breite Produktpalette der Devices reicht von professionellen Aufnahmegeräten für Meeting-Räume über den sogenannten „Voice Tracer“ für kleinere Besprechungen bis zu einem kleinen Audio-Recorder-Pen, der in jeder Hosentasche Platz hat. Die KI-Kombination aus Hard- und cloudbasierter Software arbeitet mit Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und GoToMeeting und erfasst Sprache in 360 Grad, mit einer Reichweite von sieben Metern. 

„SmartMeeting“ ist die Antwort auf alle offenen Fragen zur Meeting-(Un)-Kultur des „New Work“ in Unternehmen; es reduziert unproduktive Arbeitszeiten und unterstützt die Integration von Information in flexiblen Arbeitsumgebungen. Ein weiteres Asset ist das Thema Compliance; „SmartMeeting“ dokumentiert automatisiert Gespräche und Informationsaustausch.

„SmartMeeting“ ist für alle Arten von Meetings, Offline, Online und hybrid, einsetzbar und cloudbasiert. Es ist in mehr als 35 Sprachen erhältlich, ab sofort auch im deutschsprachigen Raum. Die Preise der Devices reichen von 79,99 EUR für den kleinen Audio-Recorder Pen bis 449,99 EUR in der besten B2B-Meeting-Version; das monatliche Abo startet bei 10,00 EUR. „SmartMeeting“ untermauert die Innovationskraft von Philips Speech, der globalen Nummer 1 bei professionellen Sprache-zu-Text-Lösungen.
 

Quellen:

Mit der richtigen Meetingkultur zu gewinnender Kommunikation und Entscheidungsfindung - Prosma

Meeting-Kultur: Spiegel des Unternehmenserfolgs | Sherpany

How CEOs Manage Time (hbr.org)

Der Blick nach vorne: Arbeitswelt nach Corona (reflections.at)

Studie: Status quo der Meeting-Kultur (digitall.com)

The Psychology Behind Meeting Overload (hbr.org)

Meetingkultur auf dem Weg in die hybride Arbeitswelt | Personal | Haufe